NOTRE DAME DE SION’LULAR DERNEĞİ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun gereği

AYDINLATMA METNİ

Notre Dame de Sion’lular Derneği (“Dernek”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat kapsamında üyelerimizin, bağışçılarımızın, gönüllülerimizin ve iletişime geçen tüm kişilerin kişisel verilerinin korunmasına önem veriyoruz. Veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizi, KVKK’nın 5, 6, 8, 9 ve 10. maddeleri çerçevesinde işlemekteyiz.

Kişisel verileriniz; kimlik, iletişim, meslek, eğitim, finans, hukuki işlem bilgileri ile Dernek faaliyetlerine katılımınız sırasında elde edilen görsel ve işitsel kayıtlar gibi verilerden oluşabilmektedir. Bu veriler, Dernek üyeliği işlemlerinin yürütülmesi, yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, tüzüksel faaliyetlerimizin sürdürülmesi, bağış kabul ve takibinin yapılması, etkinlik organizasyonlarının gerçekleştirilmesi, Dernek içi iletişim ve bilgilendirme faaliyetlerinin yürütülmesi, Dernek imajının ve tanıtımının sağlanması amaçlarıyla işlenmektedir.

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebepler çerçevesinde işlenmektedir. Bu kapsamda; Dernek üyeliğine ilişkin yükümlülüklerin ifası için gerekli kişisel verilerinizin işlenmesi, ilgili mevzuatlarda açıkça öngörülmesi sebebine; bağış ve mali kayıtların tutulması mali ve vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesine; Dernek etkinliklerinde elde edilen görsellerin yayınlanması ise açık rızanıza dayanmaktadır. Bu nedenle, özellikle görsel ve işitsel kayıtların Dernek yayınlarında, sosyal medya hesaplarında veya internet sitesinde paylaşılabilmesi için tarafınızdan ayrıca açık rıza alınacaktır.

Kişisel verileriniz, Dernek faaliyetleri çerçevesinde sınırlı olarak ve yalnızca gerekli olduğunda; mali müşavirlerimize, avukatlarımıza, bağımsız denetçilere, ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına, tedarikçilere ve danışmanlarımıza aktarılabilmektedir. Bunun dışında verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır. Ancak elektronik posta sağlayıcıları, bulut sistemleri veya iletişim altyapıları yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılar tarafından sağlanıyorsa, bu durum kişisel verilerinizin yurt dışına aktarımına yol açabilmektedir. Bu tür aktarımlar, KVKK’nın 9. maddesi uyarınca ancak açık rızanız bulunması halinde gerçekleştirilecektir.

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanmaktadır. Örneğin, üyelik kayıtları üyelik süresince ve üyeliğin sona ermesinden itibaren 10 yıl boyunca, mali ve muhasebe kayıtları 5 yıl boyunca saklanmaktadır. Etkinlik görselleri ve tanıtım materyalleri, açık rızanızın geri çekilmesine kadar işlenmektedir. Sürelerin sona ermesi veya amacın ortadan kalkması halinde verileriniz silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında, kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK’nın öngördüğü şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme veya silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla işlenmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve zarara uğramanız halinde tazminat talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi yazılı olarak Derneğimizin merkez adresine, güvenli elektronik imza ile veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden iletebilirsiniz. Başvurularınız KVKK’nın 13. maddesi gereğince en geç 30 gün içinde sonuçlandırılacaktır.

Derneğimiz, kişisel verilerinizi hukuka ve dürüstlük kuralına uygun, doğru ve güncel olarak işlemek, belirli açık ve meşru amaçlarla sınırlı şekilde kullanmak ve gerektiğinde mevzuat çerçevesinde silmek, yok etmek veya anonim hale getirmek yükümlülüğünü yerine getirmektedir.

1- Veri Sorumlusu Kimliği

“Notre Dame de Sion’lular Derneği” veri sorumlusu sıfatını taşır. Dernek iletişim bilgileri aşağıdaki gibidir:

Unvan: Notre Dame de Sion’lular Derneği

Adres: Cumhuriyet Caddesi No. 127 Harbiye/ İstanbul

Telefon : +90 (533) 765 50 54

E-Posta: [email protected]

2- İşlenen Kişisel Veriler

Dernek tarafından siz değerli mezunlarımızın sağladığı, üye olmak veya bağış yapmak amacı ile iletişime geçenler tarafından paylaşılan veya web sitesinin ziyaret edilmesiyle toplanan kişisel veriler işlenebilmektedir. Örneğin isim-soyad, telefon numarası, adres, e-posta adresi, ödeme bilgileri, üyelik bilgileri (üyelik şifreniz hariç), işlem güvenliği bilgileri (IP adresi vb.), mezuniyet yılı, mesleki veriler, görüntü kayıt verisi işlenebilecek bilgiler dahilindedir. Dernek özel nitelikli veri işlememektedir.

Üyelik şifreniz Dernek tarafından işlenmez. Şifrenizi kimseyle paylaşmayınız. Kişisel bilgilerinizi korumak için tüm makul önlemleri alsak da şifrenizin güvenliğini sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır.

İşlenen kişisel verileriniz kapsamında aydınlatma metnine konu bilgilerinizin tam, doğru ve güncel olduğunu, bilgilerinizdeki herhangi bir değişikliği derhal Derneğe ileteceğinizi verileri sağlayan İlgili Kişi olarak kabul ve taahhüt etmektesiniz. Dernek talep ve başvurularınıza yapılan dönüşlerde Dernek kayıtlarındaki iletişim bilgileriniz esas alınacak olup güncel bilgileri veya değişiklikleri Derneğe bildirmemeniz halinde meydana gelebilecek herhangi bir zarardan Dernek sorumlu olmayacaktır.

3- Kişisel Verilerin İşlenmesinde Usul ve Esaslar

Kişisel verileriniz, başta KVKK olmak üzere, kanunlarda ve ilgili mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir.

Kişisel verileriniz işlenirken; hukuk ve dürüstlük kurallarına uygunluk, verilerinizin doğruluğu ve güncelliği, belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda işlenmesi, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi ilkelerine uyulur.

Kişisel verilerinizin işlenmesinde ilgili mevzuatlarda öngörülen temel ilke ve şartlar ile Kanunun 5. ve 6. maddeleri esas alınır.

4- Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

Kişisel verileriniz; 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamındaki hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması, raporlanması, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, sözleşmelerin gerekliliklerinin yerine getirilmesi, Dernek tüzüğümüzde yer alan amaçlar, Dernek tarafından hizmet ve uygulamaların sunulması, Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması, üye hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, üyelerimize belirli hizmet ve uygulamalardan faydalanma olanağının tanınması, konser, söyleşi vb. etkinlikler düzenlenmesi, Dernek tarafından hazırlanan bülten, dergi, gazete, albüm, blog gibi basılı ve dijital mecralarda yer alınan görüntülerin yayınlanması, üyelerimiz arasında iletişim ağı kurulması, etkinlik ve avantajların duyurulması, iş imkanlarının sağlanması, üyelik işlemleri ve bağış toplama süreçlerinin takibi ve tamamlanması, mezunlar veri tabanı oluşturulması, başvuru ve şikayetlerinizin yönetimi ve çözümlenmesi, idari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin talep eden kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, Derneğimizin tanıtımı ve Dernek faaliyetleri kapsamında iş ve işlemlerin uygun ve güvenli bir şekilde yürütülebilmesi amacıyla Kanunun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar dahilinde işlenmekte ve aynı amaçlarla üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir.

5- Kişisel Verilerin Aktarılma Koşulları

Kişisel verilerinizin aktarılmasında ilgili mevzuatlarda öngörülen temel ilke ve şartlar ile Kanunun 8. ve 9. maddeleri esas alınır.

Asgari seviyeden az olmamak üzere yeterli güvenlik düzeyinin temini ile kişisel verileriniz, Kanunun ve ilgili diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği veya zorunlu kıldığı kişi, kurum ve kuruluşlarla, Dernek faaliyetlerinin mali ve idari denetimlerini gerçekleştirilen mali müşavir, denetçi ve/veya danışmanlarla, hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlarla ve sözleşmesel ilişki gereği hizmet alınan ya da hizmet sağlanan kişilerle paylaşılabilir.

Hizmet alınan e-posta sağlayıcılarının yurt dışı merkezli şirketler olmaları nedeni ile verileriniz kullandığınız bu e-posta sistemleri ile yurt dışına aktarılabilir..

6- Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; mezunlarımız tarafından sağlanan, üye olmak veya bağış yapmak amacı ile iletişime geçen, üye olmak veya bağış yapmak amacı ile fiziki veya elektronik olarak form dolduranlar tarafından paylaşılan, web sitesinin ziyaret edilmesiyle toplanan veya Derneğe fiziki veya elektronik olarak sunulan belgeler aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanır ve işlenir.

Kişisel verileriniz, silinmesini veya yok edilmesini talep etmediğiniz takdirde; kişisel verilerinizin işlenme amaçları gözetilerek, Dernek hizmet ve faaliyetlerinin sürekliliğinin sağlanması, iş ve işlemlerinin uygun ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilmesi için Aydınlatma Metninin 9 uncu maddesinde belirtilen muhafaza süreleri boyunca dijital ve/veya fiziki ortamda saklanır ve muhafaza süresi boyunca güncellenerek işlenmeye devam edilir.

7- İlgili Kişinin Hakları

İlgili Kişi olarak Kanunun 11. maddesi gereği:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerinizin işlenme amacınıve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde ve yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,

Kişisel verilerinizin eksik ve/veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,

Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar dahilinde kişisel verilerinizin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme,

Kişisel verilerinizin düzeltildiğinin veya silinmesini/yok edilmesini istediğinizin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahip olduğunuzu bildiririz.

8- Kişisel Verilerinize Dair Başvuru

Kişisel verileriniz ile ilgili taleplerinizi yazılı olarak birinci maddede yer alan Derneğin iletişim adreslerine yazılı olarak iletebilirsiniz.

Talebinizin niteliğine göre kimliğinizin tespitini sağlayacak bilgi ve belgelere eksiksiz ve doğru olarak başvurunuzda yer verilmesi gerekir. Bunlar; isim-soyad, T.C. kimlik numarası, talep konusu, yazılı başvurularda imza olarak sayılabilir.

Dernek, talebinizin ulaştığı tarihten itibaren en kısa sürede ve en fazla otuz gün içerisinde yazılı olarak veya elektronik ortamdan gerekçeli olumlu/olumsuz yanıtı ile tarafınıza dönüş yapar. Başvurunuzda yer vermeniz gereken bilgilerin eksikliği halinde talep konunuza istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli olarak sonuçlandırılmasında aksaklıklar yaşanabilir.

Kanunun 13. maddesi saklı kalmak kaydı ile kural olarak talepler ücretsiz olarak sonuçlandırılır.

9- Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, silinmesini veya yok edilmesini talep etmediğiniz takdirde; Aydınlatma Metninin dördüncü maddesinde belirtilen işlenme amaçları gözetilerek, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre kadar muhafaza edilir. Muhafaza sürelerine ilişkin yapılan mevzuat değişikliklerinde yeni düzenleme esas alınır.

Kişisel verilerinizin işlenme amacının yerine getirilmesiyle veya talep üzerine verileriniz silinebilir, yok edilebilir veya anonimleştirilebilir.

10- Değişiklikler

İşbu Aydınlatma Metninde yapılan değişiklikler NDS’liler internet sitesinde yayınlanmasıyla, yayın tarihinde yürürlük kazanır.

Notre Dame de Sion’lular Derneği (“Dernek”) tarafından tarafıma sunulan Aydınlatma Metni’ni okudum, anladım ve kişisel verilerimin işlenmesine ilişkin olarak bilgilendirildim.

Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5, 6, 8 ve 9. maddeleri uyarınca:

1. Dernek üyelik işlemleri, iletişim, etkinlik organizasyonu, duyuru, bülten, dijital veya basılı

yayın çalışmaları kapsamında ad, soyad, iletişim, mesleki bilgilerim ile fotoğraf ve video kayıtlarımın

işlenmesine,

2. Bu bilgilerin Dernek faaliyetlerinin yürütülmesi, üyelerle iletişim sağlanması, etkinliklerin

duyurulması, dergi, bülten, blog veya sosyal medya hesaplarında paylaşılması amacıyla

kullanılmasına,

3. Hizmet alınan e-posta veya bulut sistemlerinin yurt dışında yerleşik olması halinde kişisel

verilerimin bu sistemler aracılığıyla yurt dışına aktarılmasına,

4. Dernek tarafından hukuken gerekli görülen veya mevzuat uyarınca paylaşımı zorunlu kılınan

kurum, kuruluş ve hizmet sağlayıcılarla verilerimin paylaşılmasına açık ve özgür irademle onay

veriyorum.

Kişisel verilerimin işlenmesine dair vermiş olduğum bu açık rızayı, Derneğe yazılı olarak veya

elektronik imzalı beyan yoluyla her zaman geri çekebileceğim konusunda bilgilendirildim.