TOPLUM GÖNÜLLÜLERİ VAKFI

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

1. Amaç ve Veri Sorumlusunun Kimliği

İşbu “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni” [“Aydınlatma Metni”] 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun [“Kanun”] 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, aşağıda kimliğine yer verilen veri sorumlusu Toplum Gönüllüleri Vakfı [“TOG” veya “Vakıf”] tarafından kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Kişisel verileriniz, Kanun uyarınca, aşağıda sıralanan amaçlar çerçevesinde ve bu amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, tarafımıza ulaştığı şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini koruyarak aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilmektedir.

Hangi Kişisel Verilerinizi İşliyoruz?

İşbu Aydınlatma Metni ile Bireysel Paydaşlarımızın, Kurumsal Paydaşlarımızın ve TOG’un bünyesinde bulunan komite ve kurulların Vakfımızla paylaşmış oldukları ve aşağıdaki sayılan kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getiriyoruz.

Bu kapsamda veri sahiplerinden genel olarak aşağıdaki veri kategorilerinde bulunan bilgileri bizimle paylaşmasını talep ediyoruz:

• Adı, Soyadı veya Unvanı,

• T.C. kimlik numarası,

• İmza,

• Adres bilgisi,

• E-posta adresi,

• Telefon numarası,

• Banka hesap bilgilerinin alınması gerekmektedir.

Söz konusu kişisel verileriniz rızanız doğrultusunda Kanun’un 5. maddesine göre ve Vakfımızın meşru amacını ve yükümlülüklerini yerine getirmek, burs temin etme faaliyetlerinin sürekliliği için gerekli bilgi akışının sağlanması, değerlendirilmesi ve bu süreçlerin yürütülmesi kapsamında işlenebilmektedir.

2. Kişisel Veri Kategorileri ve İşlenme Amaçları

Vakfımız; kişisel verileri, doğrudan veri sahiplerinin kendisinden temin edebildiği gibi dolaylı olarak üçüncü kişilerden ve veri sahibinin kendisinin alenileştirmiş olduğu veriler içerisinden de temin edebilmektedir. Bu kapsamda sözlü, fiziksel veya elektronik ortamdan veri toplanmakta ve toplanan bu kişisel veriler işlenmektedir. İşbu Aydınlatma Metni kapsamında bilgilendirilmek ve aydınlatılmak istenen veri sahiplerine ait kişisel verilerinizin neler olduğunu, nasıl toplandıklarını ve tarafımızca işlemeye konu olabilecek kişisel verilerin neler olduğunu aşağıdaki tablodan detaylı olarak inceleyebilirsiniz. Buna göre, tablolarda Bireysel Paydaşlarımız, Kurumsal Paydaşlarımız ve TOG’un bünyesinde bulunan komite ve kurullardan hangi kişisel verilerin alındığı ve bu kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği bilgisine yer verilmiştir.

A. Bireysel Paydaşlarımız (bireyler): Bursiyerler, bursiyer adayları, genç gönüllüler, mentorlar, mentiler, mezun gönüllüler, yetişkin gönüllüler, TOG çalışanları, TOG Mütevelli Heyeti ve Yönetim Kurulu Üyeleri’nden:

Kişisel Veri Kategorisi

Kimlik Bilgisi ve Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Adı, soyadı, T.C. Kimlik numarası, imza, iletişim, adres, sosyal medya tercihi, eğitim, sağlık ve kan grubu bilgisi, aile gelir ve mesleki bilgileri, Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan temin edilecek gerekli belgeler.

Kişisel Verinin Nereden Elde Edildiği

Yazılı formlar, e-posta, kartvizit, kişinin kendisinden, üçüncü kişiler ve elektronik ortamdaki formlar vasıtasıyla toplanmaktadır.

Kişisel Verinin İşlenme Amacı

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz TOG bünyesinde çalıştığınız ve/veya burs başvurusu kapsamında gerekse de burs başvurunuz kabul edildikten sonra ve bursiyerliğiniz boyunca rızanız doğrultusunda Vakfımızın faaliyet ve meşru amaçlarını yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

B. Bireysel Paydaşlarımız (bağış ve destekçiler):

Kişisel Veri Kategorisi

Kimlik Bilgisi ve Diğer Bilgiler

Adı, soyadı, banka hesap bilgileri, ödeme bilgi ve tercihleri, bağış bilgiler, satın alınan ürün (varsa) bilgileri, destek vereceği kampanya ve desteklenen projenin bilgileri.

Kişisel Verinin Nereden Elde Edildiği

Yazılı formlar, telefon aramaları, e-posta, kartvizit, kişinin kendisinden, üçüncü kişiler ve elektronik ortamdaki formlar vasıtasıyla toplanmaktadır.

Kişisel Verinin İşlenme Amacı

Temel hak ve özgürlükleriniz ihlal edilmemesi şartıyla gelir sağlayıcı faaliyetlerin gerçekleştirilmesi, burs ve desteklerin temin edilmesi, Vakfımızın faaliyet ve meşru amaçlarını yerine getirmek amacıyla ve verilerinizin işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda işlenmektedir.

C. Kurumsal Paydaşlarımız: Destekçi kurumlar, hizmet veren kurumlar, resmi kurum ve Sivil Toplum Kuruluşu iş birlikleri

Kişisel Veri Kategorisi

Kurum adı, iletişim bilgileri, banka hesap bilgileri, iş birliği yapılan proje ve verilen desteğe dair miktar, hizmet alınan kurumlardan alınan hizmete dair tüm teknik bilgiler.

Kişisel Verinin Nereden Elde Edildiği

Yazılı formlar, e-posta vasıtasıyla ve kişinin kendisinden toplanmaktadır.

Kişisel Verinin İşlenme Amacı

Mal hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, Vakıf faaliyetlerinin mevzuata uygun yürütülmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, bağış ve burs verme faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.

D. TOG Komite ve Kurullar: Sosyal Komite, CİTÖK, Burs Komitesi, Mezun Komitesi, Etik Kurulu, Denetim Kurulu

Kişisel Veri Kategorisi

Komite üyelerine dair kişisel bilgiler, kimlik bilgileri (ad, soyadı ve T.C. Kimlik numarası), iletişim bilgileri, uzmanlık, eğitim ve iş alanlarına dair bilgiler.

Kişisel Verinin Nereden Elde Edildiği

Yazılı formlar, e-posta vasıtasıyla ve kişinin kendisinden toplanmaktadır.

Kişisel Verinin İşlenme Amacı

Genel itibariyle bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli olması amacıyla işlenmektedir.

3. Kişisel Verilerinizin Aktarıldığı Taraflar ve Aktarım Amaçları

Toplanan kişisel verileriniz, Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar dahilinde, Vakfımız tarafından işbu Aydınlatma Metni’nin 3. maddesinde belirtilen amaçlar kapsamında;

- Vakıflar Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlara, bunlarla sınırlı olmamak üzere Vakfımızın amaçlarını gerçekleştirmek ve Vakfımızın faaliyetlerinin en iyi şekilde yürütülmesi amacıyla karşılıklı koordinasyon içinde olduğumuz üniversitelere, okullara, sivil toplum kuruluşlarına [Kanun md.5/2-f],

- Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla mevzuatın gerektirdiği hallerde kişisel verileriniz yetkili adli merciler ile noterler gibi diğer resmi makamlara [Kanun md.5/2-ç],

- Temel hak ve özgürlükleriniz ihlal edilmemesi şartıyla kamu kurum ve kuruluşları ile bağışçılarımız ve destekçilerimizden oluşan özel sektörde faaliyet gösteren gerçek ve tüzel kişilere [Kanun md.5/2-f],

- Hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi [Kanun md.5/2-ç] ve temel hak ve özgürlüklerinizi ihlal etmemek kaydıyla meşru menfaatimiz doğrultusunda [Kanun md.5/2-f], kişisel verilerinizin yeterli ve gerekli şekilde korunması ve dijital altyapıların işletilmesi için dijital araçlar, bilgi teknolojileri, sunucu ve sunucu hizmetleri güvenliği ile web sitesi alanında hizmet aldığımız şirketlere,

- Burs ve yardım ödemelerinin yapılması amacıyla bankalara, elektronik sistemlere ait altyapı sunucularının yurt dışında olması halinde sunucuların bulunduğu yabancı ülkelere [Kanun md.5/2-e] aktarılabilmektedir.

Daha ayrıntılı bilgi almak için 5. maddede sıralanan haklarınızı kullanarak tarafımıza başvuruda bulunabilirsiniz.

Kişisel verileriniz yalnızca; açık rızanızın bulunduğu, KVKK’da öngörülen hallerin mevcut olduğu ve veri aktarımı gerçekleştirilecek ülkede yeterli korumanın bulunduğu ve yeterli koruma bulunmuyor ise yeterli korumanın ilgili ülkedeki veri sorumlusu tarafından taahhüt edilmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun da izninin bulunduğu hallerde yurt dışına aktarılabilir.

4. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz TOG tarafından Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”, “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayalı olarak ve ayrıca belirli süreçlerde açık rızanız dahilinde e-posta, internet sitesi, açık internet kaynakları, sosyal medya, telefon, SMS ve çağrı merkezi kanallarıyla elektronik ortamda ve elden teslim veya posta kanallarıyla fiziki ortamda toplanabilmektedir.

Kişisel verilerinizin, Kanunu m. 7/1’e göre işlenmesini gerektiren amaç ortadan kalktığında ve/veya mevzuat uyarınca verilerinizi işlememiz için zorunlu kılındığımız zamanaşımı/saklama süreleri dolduğunda, silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5. Kişisel Veri Sahibi Olarak Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi uyarınca, veri sahipleri olarak aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,

Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan asgari şartları içerir talep dilekçenizi yazılı ve ıslak imzalı olarak Vakfımızın merkezinin bulunduğu “Hasanpaşa Mah, Kurbağalıdere Cd. No:12 Kat:2, 34722 Kadıköy/İstanbul” adresine bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla gönderebilir veya [email protected] e-posta adresi üzerinden Vakfımıza iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilir.