GALATASARAY ÜNİVERSİTESİ MEZUNLAR DERNEĞİ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU UYARINCA HAZIRLANAN AYDINLATMA METNİ

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Galatasaray Üniversitesi Mezunlar Derneği (“GSÜMED”) tarafından işlenebilecek kişisel verilerinize ilişkin olarak hazırlanmıştır.

1.     İŞLENEN VERİ TÜRLERİ

GSÜMED, GSÜMED üyelerinin (“Üyeler”) ve/veya www.gsumed.org internet sitesinin kullanıcılarının (“İnternet Sitesi Kullanıcıları”) kişisel verilerinin işlenmesi süreçlerinde ve bu süreçlere bağlı faaliyetlerde kişisel verileri işlenen veri konusu kişi gruplarını aşağıdaki şekilde sınıflandırmaktadır.

Bu faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler ve bu verilerin sınıflandırılması aşağıdaki gibidir;

2.     VERİ İŞLEME AMAÇLARI

GSÜMED tarafından, Üyeler’in ve İnternet Sitesi Kullanıcıları’nın kişisel verileri;

(i)             5253 sayılı Dernekler Kanunu (“Dernekler Kanunu”), Dernekler Yönetmeliği ve ilgili diğer mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek ve üyelik sürecini etkin şekilde yönetmek,

(ii)           Üyelerle iletişimi sağlamak,

(iii)         Üyeleri GSÜMED etkinliklerinden haberdar etmek,

(iv)          Galatasaray Üniversitesi (“GSÜ”) tarafından GSÜ mezunlarının mezuniyet sonrası kariyerlerinin takibini ve GSÜ ile mezunlar arasındaki iletişimin devamlılığını sağlamak,

(v)           İnternet Sitesi Kullanıcılarının www.gsumed.org internet sitesi üzerinden hizmet alabilmelerini sağlamak,

(vi)          İnternet sitesi hizmet kalitesinin artırılması amacıyla istatistiksel kayıtlar tutmak,

(vii)        Doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılmak, ve

(viii)      Kanun, Dernekler Kanunu ve ilgili mevzuatta sayılan diğer amaçlar

ile sınırlı olarak, temel hak ve özgürlüklerinize itibar edilerek otomatik ve kısmen otomatik yollarla işlenmektedir.

3.     VERİLERİN TOPLAMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Üyeler’in ve İnternet Sitesi Kullanıcıları’nın kişisel verileri tamamen otomatik (çevrimiçi formların doldurulması dahil ancak bununla sınırlı olmamak üzere) veya kısmen otomatik (fiziki formların doldurulması dahil ancak bununla sınırlı olmamak üzere) yollarla işleme amacı için gerekli olan süre kadar saklanmak üzere toplanacaktır.

Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızasına dayalı olarak işlenmektedir. Bununla birlikte, kişisel veriler Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. Maddenin 3. fıkrasında yer alan;

(i)    kanunlarda açıkça öngörülmesi,

(ii)  veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

(iii)                  bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

(iv) ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması veya

(v)  Üyeler’in ve İnternet Sitesi Kullanıcıları’nın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

hallerinden herhangi birisine istinaden ilgili kişinin açık rıza aranmaksızın da işlenebilmektedir.

4.     VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

Kullanıcılar’ın kişisel verileri;

(i)    kanunda açıkça öngörülen hallerde,

(ii)  Dernekler Kanunu ve ilgili mevzuat tahtındakiler de dahil olmak üzere, GSÜMED’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi ve/veya meşru menfaatlerinin korunması için zorunlu olan hallerde,

(iii)                  bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olan hallerde,

(iv) T.C. İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü ve ilgili il müdürlükleri de dahil olmak üzere, kanunen yetkili kamu kurumlarına, idarelere ve özel kişilere,

(v)  GSÜ’ye, GSÜ mezunlarının mezuniyet sonrası kariyerlerinin takibini ve GSÜ ile mezunlar arasındaki iletişimin devamlılığını sağlamak amacıyla

aktarılabilecektir.

5.     VERİLERİN SAKLANMA ŞEKLİ

GSÜMED tarafından işlenen kullanıcı verileri özel şifreleme sistemi ile şifrelenmektedir. Bu şifreleme metodu ile bilgi okunamaz hale getirilmiş olur ve sadece kodlama anahtarı olan yetkililer tarafından bu kurallar çerçevesinde okunabilecektir. Bütün belgeler güvenlik kontrolleriyle kayıt altına alınmaktadır.

6.     VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

GSÜMED işlediği kullanıcı verilerini ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile uyumlu olarak saklamaktadır.

7.     VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ

GSÜMED işlediği kişisel verileri, Kanun madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir.

Kullanıcı verilerinin silinmesi; kullanıcı verilerinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

Kullanıcı verilerinin yok edilmesi; kullanıcı verilerinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

Kullanıcı verilerinin anonim hale getirilmesi, kullanıcı verilerinin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

8.     VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU HAKLARI

GSÜMED üzerinden kişisel verileri işlenen Üyeler ve İnternet Sitesi Kullanıcıları, KVKK Kanunu’nun 11. maddesi çerçevesinde GSÜMED’in veri@gsumed.org adresine yazılı olarak başvurarak;

(i)             Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

(ii)           Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

(iii)         Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

(iv)          Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, (v) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

(v)           Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

(vi)          Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi veya yok edilmesine ilişkin işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

(vii)        İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

(viii)      Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.