KIVILCIM DERNEĞİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ & KVK POLİTİKASI (TÜRKÇE)

1. GİRİŞ

1. AMAÇ :

KIVILCIM DERNEĞİ (KIVILCIM olarak anılacaktır) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyeti göstermekteyiz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK veya Kanun olarak anılacaktır) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu KIVILCIM Derneği Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni ile KIVILCIM Derneği ve KIVILCIM Derneği’ne bağlı, tüzel kişiliği bulunmayan Kıvılcım PinPoint iktisadi işletmesi tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi, uyulacak prensiplerin belirlenmesi ve kişisel verileri işlenen veri sahiplerinin her açıdan aydınlatılmasını amaçlamaktadır.

Bu bilinç ile KIVILCIM bünyesinde kodlanacak/işlenecek KIVILCIM Gönüllüleri/Gönüllü adayları yani KIVILCIMlar ve Aday KIVILCIMlar, bağışçı, bursiyer, ihtiyaç sahibi, KIVILCIM üyeleri ve üye adayları ve ayrım yapılmaksızın tüm başvurucular ve üyeler bakımından kişilere ait özel ve genel nitelikli kişisel verilerin kanuna ve bu kanuna bağlı yürürlüğe konulan ve/veya konulacak ikincil düzenlemelere ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve/veya alınacak kararlara uygun olarak işlenmesine, muhafaza edilmesine ve kanuna uygun oluşturulan imha politikasına uygun olarak imha edilmesine büyük önem vermekteyiz.

Kanunun ve tüm ikincil mevzuatın belirlemiş olduğu ilkeler doğrultusunda “Veri Sorumlusu” sıfatı ile, kişisel verilerinizin işbu aydınlatma metninde belirlenen şekilde ve şartlarda işleneceğini, bu bağlamda KIVILCIM Derneği ve bu dernek içinde ilgili mevzuata uygun kurulmuş oluşumların kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini yürüttüğünü tarafınıza bildiririz. Tüm kişisel verileriniz işbu aydınlatma metninde belirtilen şartlarda ve ilgili mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlenmektedir.

İşbu belgede yer alan “kişisel veri” kavramı, özel nitelikli kişisel veriyi de kapsayacak şekilde kullanılmıştır. Sizden başvuru ve/veya kayıt esnasında talep edilen bilgilerin dışında bize ilettiğiniz bilgi ve belgelere ilişkin KVKK ve sair mevzuat kapsamında herhangi bir sorumluluğumuz olmayacağını belirtmek isteriz.

1. VERİ SORUMLUSUNUN BİLGİLERİ

Kanun uyarınca Dernekler Sicilinde kayıtlı, “İkitelli OSB Mahallesi Giyim Sanatkarları 2C Blok K:6 D:609/2 Başakşehir 34490 İstanbul-Türkiye” adresinde mukim KIVILCIM DERNEĞİ veri sorumlusudur.

KIVILCIM Derneği tüzel kişiliği altında kurulacak olan Kıvılcım PinPoint İktisadi İşletmesi de dahil olmak üzere tüm tüzel kişiliği bulunan ve/veya bulunmayan oluşum bakımından veri sorumlusu KIVILCIM Derneği’dir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ POLİTİKASI

1. VERİ İLGİLİLERİ:

KİMLERİN KİŞİSEL VERİSİNİ İŞLİYORUZ?

Bu politika uyarınca KIVILCIM, kişilerin otomatik olan ve/veya olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. İşbu politika ile kişisel verileri işlenebilecek olan kişiler sınırlı olmamak kaydıyla aşağıda sayılmış olup, kişilerin KIVILCIM ile iletişime geçerek yahut herhangi bir yol ile iletmiş bulundukları kişisel verilerin işlenmesine ilişkin tüm haklar saklıdır.

1. KIVILCIM Derneği Üyeleri/Üye Adayları

2. KIVILCIM Derneği Gönüllüleri/Gönüllü Adayları

3. KIVILCIM’a Ait Tüm Kanallardan Başvuru Yapan İhtiyaç Sahipleri

4. Kıvılcım PinPoint İktisadi İşletmesi PinPoint Sitesi Kullanıcıları ve Üyeleri,

5. Bursiyerler

6. Bağışçılar

7. Yasal/yasal olmayan yollarla verisini KIVILCIM ile paylaşanlar dahil olmak üzere tüm ilgili gerçek kişiler

1. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER:

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİ İŞLİYORUZ?

1. Kimlik Bilgileri (Ad, Soyadı, T.C. Kimlik No, Doğum Tarihi, Doğum Yeri)

2. İletişim Bilgileri (Telefon, E-Mail Adresi, vb.)

3. Adres Bilgileri (Ev Adresi, İş Adresi vb.)

4. Eğitim, İş ve Profesyonel Yaşama İlişkin Bilgiler (Eğitim Durumu ve Mezuniyet Bilgisi, Meslek, Çalışma Durumu)

5. Kişisel Bilgiler (Medeni Hal, Çocuk Bilgisi, Engel Durumu, Gazi/Şehit Durumu, Vasi ise İlgili Bilgiler vb.)

6. Banka Bilgileri (Bursiyerler bakımından bursun gönderilmesi, İhtiyaç sahiplerinin gerekmesi halinde banka bilgileri vb.)

7. Gelir Durumuna İlişkin Belgeler (Yardım talebinde bulunan başvurucular bakımından: Gelir Belgesi, Fakirlik Belgesi, SGK Döküm kayıtları, Vergi Levhası vb.)

8. Sağlık Belgeleri (Sağlık Yardımı Talebinde bulunan başvurucular bakımından; reçete, medikal ihtiyaç gösterir resmî belge, doktor ve hastane raporları vb.)

1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ:

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ NEDİR VE BUNLARI NASIL İŞLİYORUZ?

Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle Kanun kapsamında özel önem atfedilmiştir. Bu “özel nitelikli” kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Özel nitelikli kişisel veriler, Kıvılcım Derneği tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve KVK Kurulu’nun belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir. İlgili kanun hükümlerine göre özel nitelikli kişisel veriler ancak veri ilgilisinin açık rızası ile işlenebilir. Ancak diğer yasal mevzuatlarda hüküm bulunması halinde veri ilgilisinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Bu bakımdan tüm yasal haklarımız saklıdır.

1. VERİ İŞLEME AMACI:

VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLA İŞLİYORUZ?

Kişisel verileriniz KIVILCIM tarafından aşağıda belirtilen amaçlarla işlenmektedir;

1. Dernekler Kanunu ve ilgili her türlü mevzuata uygun olarak verilerinizin kaydını sağlamak,

2. Kıvılcım Derneği Tüzüğü ile tanımlanan amaçlar doğrultusunda faaliyetlerimizi yürütmek,

3. Katılım, e-bülten, etkinliklerden yararlanma gibi olanaklar sağlamak ve tarafınızın kullanımına sunmak için gerekli her türlü işlemi yerine getirmek,

4. Kıvılcım Derneği Gönüllüleri ve/veya Gönüllü Adaylarının kayıtlarını tutmak, iletişim sağlayabilmek,

5. Kıvılcım PinPoint İktisadi İşletmesi bünyesindeki e-ticaret hizmeti faaliyetlerin planlanması ve yönetilmesi,

6. Başvuruda bulunan ihtiyaç sahiplerine destek sağlayabilmek buna ilişkin tüm süreçleri yönetmek,

7. Burs başvurusunda bulunan öğrencilere burs temini yapmak ve buna ilişkin tüm süreçleri yönetmek,

8. Bağışçıların bilgileri bakımından; iletişimin sağlanması ile tüm yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, bağış sebebiyle teşekkür edebilme amacı,

9. Organizasyon yapabilmek,

10. Projeler kapsamında ilgili ihtiyaç sahipleri ile iletişime geçilmesi,

11. Yapılacak yeni projeler ve iş birlikleri amacıyla bilgilendirme yapılması,

12. Tedarikçiler ve diğer üçüncü kişiler ile olan ilişkilerin yürütülmesi,

13. Risk yönetimi ve kalite geliştirme çalışmalarının planlanması ve yerine getirilmesi,

14. Sponsorluk süreçlerinin takibi ve yürütülmesi,

15. Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak amaçlarıyla,

16. KVKK’da belirtilen tüm diğer amaçlarla.

1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME POLİTİKASI:

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NASIL İŞLİYORUZ?

Kişisel verileriniz; KIVILCIM tarafından e-posta, telefon, internet sitesi ve/veya kâğıt ortamında tutulan formlar gibi vasıtalarla otomatik ve/veya otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.

Bu kapsamda tüm genel nitelikli ve özel nitelikli kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinin 2/d-e-f bentleri uyarınca ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması ve ilgili kişinin temel hak ve hürriyetlerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı olarak işlenmektedir.

KIVILCIM resmi internet sitesi üzerinden ve/veya fiziki olarak sunulmamış belgeler bakımından; mail ve tüm diğer online iletişim kanallarından veri ilgilisi tarafından gönderilen kişisel veriler bakımından KIVILCIM’ın sorumluluğu bulunmadığı gibi, bu hallerde veri sağlayıcılarının Türkiye’de bulunmaması halinde yurt dışına yaşanabilecek aktarımlardan KIVILCIM sorumlu tutulamayacaktır.

1. KİŞİSEL VERİLERE ERİŞİMİ OLANLAR:

KİŞİSEL VERİLERİNİZE KİMLER ERİŞEBİLİR?

DERNEK İÇİNDEN;

1. Kıvılcım Derneği Asil ve Yedek Yönetim Kurulu Üyeleri

2. Kıvılcım Derneği Asil ve Yedek Denetim Kurulu Üyeleri

3. Kıvılcım Derneği Sosyal Hizmet Koordinatörlüğü

4. Kıvılcım Derneği Gönüllü Koordinatörlüğü

5. Kıvılcım Derneği & Kıvılcım PinPoint İktisadi İşletmesi Çalışanları

DERNEK DIŞINDAN;

1. Dernek Yazılımı ile İlgili Çalışanlar

2. Dernek Anlaşmalı Avukatı

3. Dernek Anlaşmalı SMM’si

1. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI:

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ KİME VE HANGİ SEBEPLERLE AKTARIYORUZ?

1. KİŞİSEL VERİLERİN YURTİÇİNDE AKTARIMI

KIVILCIM olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen düzenlemelere ve KVK Kurulu tarafından alınan kararlara uygun bir şekilde hareket etmekteyiz. Mevzuatta yer alan hukuka uygunluk nedenleri saklı kalmak kaydıyla, kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan üçüncü kişilere aktarılmaz.

1. KIVILCIM TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER

Kişisel veriler işbu Politika’da belirtilen kurallar kapsamında aşağıda listelenen kişi kategorilerine aktarılabilir:

1. KIVILCIM Yetkilileri,

2. KIVILCIM İş Ortakları,

3. KIVILCIM Tedarikçileri,

4. İlgili Bağışçılar,

5. Proje Kapsamında KIVILCIM İş Birlikçileri,

6. Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları,

7. Hukuken Yetkili Özel Hukuk Gerçek/Tüzel Kişileri

8. Herhalde kanunun uygun gördüğü hallerde aktarılabilecek 3. Kişiler ve kurumlar.

1. KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARIMI

Kişisel veriler kural olarak ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurtdışına aktarılamaz. Ancak, işbu Politika’da yer alan hukuka uygunluk nedenlerinden birisinin varlığı halinde, yurtdışında bulunan üçüncü kişilerin:

1. KVK Kurulu’nun ilan ettiği yeterli korumanın olduğu ülkelerde bulunması veya

2. Yeterli korumanın olmadığı ülkelerde yer alması halinde Türkiye’de ve söz konusu yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVK Kurulu’nun izninin bulunması koşuluyla kişisel veriler açık rıza olmaksızın yurtdışına aktarılabilir.

Yukarıda sayılı hallerden birinin bulunmaması halinde kişilerin açık rızalarına başvurularak kişisel veriler yurt dışına aktarılabilecektir. Ancak e-mail ve/veya çeşitli online platformlar vasıtası ile gönderilen kişisel verilerin KIVILCIM’ın kontrolünde olmaması ve anılan kanalların yer sağlayıcılarının yurt dışında olmasından doğan durumlardan KIVILCIM’ın sorumluluğundan bahsedilemeyecektir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI

1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE KADAR SÜREYLE İŞLİYORUZ/SAKLIYORUZ?

KIVILCIM olarak, kişisel verilerinizi işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili/derneğimizin tabi olduğu tüm sair yasal mevzuatta öngörülen asgari süre kadar muhafaza etmeyiz. Bu kapsamda, derneğimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır.

Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN MUHAFAZASI:

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE ŞEKİLDE SAKLIYORUZ?

1. Kişisel verilerinizin otomatik işlenen veriler olması halinde:

Aerotek Bilişim Sanayi ve Ticaret AŞ. bünyesinde yer alan turhost.com’a ait veri sunucusunda ve veri tabanında saklanmaktadır.

1. Kişisel verilerinizin otomatik yollarla işlenen veriler olmaması / fiziki olarak işlenmesi halinde:

KIVILCIM’a ait dernek merkezinde özel olarak hazırlanmış bölmelerde saklanmaktır. Bunun yanı sıra özel nitelikli verilerinizin saklanması amacıyla ayrı ve yüksek güvenlikli bir alan ayrılmıştır. Fiziki evrakların büyük çoğunluğu ayrıca taranarak KIVILCIM’a ait veri sunucusunda güvenle saklanmakta ve muhafaza edilmektedir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ:

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ KORUMAK İÇİN NASIL TEDBİRLER ALIYORUZ?

KIVILCIM olarak, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktayız. Bu kapsamda derneğimizle anlaşmalı çalışan hukuk ekibimiz Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

Ayrıca kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından da özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler sağlanmaktadır.

KIVILCIM, kişisel veri barındıran bilişim sistemlerinin, KVKK md.12’ye uygun olarak kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, hukuka aykırı erişilmelerini engellemek, muhafazalarını sağlamak amacıyla yazılımsal sistemler ve fiziksel güvenlik önlemleri gibi uygun ve gerekli tedbirleri almakta, kişisel verilerin üçüncü kişilerce hukuka aykırı işlenmesine engel olmaktayız. Kişisel verilerin yasal olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde KVKK md. 12’de belirtilen bildirim KIVILCIM tarafından yasal düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirilecektir.

1. İMHA POLİTİKASI

İmha Politikası, Kanun’un ve ikincil yasal mevzuatın öngörmüş olduğu şekillerde işletilmekte ve kişisel verileriniz yasal olarak belirlenmiş olan hallere uygun olarak imha edilmektedir. Özetle belirtmek gerekirse; otomatik olarak işlenen ve fiziksel olarak elde bulunmayan veriler bakımından yazılımsal yollarla imha edilmekte, otomatik olmayan yollarla işlenmiş ve fiziksel olarak elde bulunan veriler ise yakılarak imha edilmektedir.

1. VERİ İLGİLİLERİNİN HAKLARI VE BAŞVURU YOLLARI

1. VERİ İLGİLİSİNİN HAKLARI:

HAKLARINIZ NEDİR?

Veri ilgilileri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

6. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

1. BAŞVURU YOLLARI

HAKLARINIZI NASIL KULLANABİLİRSİNİZ?

Yukarıda sayılan ve kanundan doğan haklarınızı diğer kullanmak amacıyla başvurularınızı aşağıda yer alan Kıvılcım Derneği KVK Başvuru Formu’nu doldurarak ve Form içerisinde yer alan yöntemlerden biri ile derneğimize başvuruda bulunabilirsiniz; https://kivilcimdernegi.org/kvkk/.docx

Formu doldurmanız akabinde aşağıdaki yollardan birini seçmeniz ve bu yolla başvuru formunuzu bizlere iletmeniz gerekmektedir:

Başvuru Yöntemi Başvurunun Yapılacağı Adres Başvuru Gönderiminde Belirtilecek Bilgi

Şahsen başvuru

(Başvuru sahibinin bizzat DERNEK merkezimize gelerek kimliğini tevsik edici belge ile başvurması) İkitelli OSB Mahallesi Giyim Sanatkarları 2C Blok K:6 D:609/2 Başakşehir 34490 İstanbul-Türkiye Zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılmalıdır.

Noter vasıtasıyla tebligat İkitelli OSB Mahallesi Giyim Sanatkarları 2C Blok K:6 D:609/2 Başakşehir 34490 İstanbul-Türkiye Tebligat zarfına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılmalıdır.

Bu amaçlarla yaptığınız başvurunun ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından çıkarılan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile belirlenen ücreti ödemeniz söz konusu olacaktır. Başvurunuza yazılı cevap verilmesi halinde ilk 10 (on) sayfaya kadar ücret alınmayacak, 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için Kişisel Verileri Koruma Kurulunca öngörülen işlem ücretini alarak yanıtlandıracaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde KIVILCIM tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemeyecektir.

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekâletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir.

Başvurularınızda, ad-soyadı, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular KIVILCIM tarafından reddedilecektir.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.

1. YÜRÜRLÜK VE DEĞİŞİKLİK

KIVILCIM tarafından düzenlenen aydınlatma metni kanunun ilk olarak kanun tarafından verilen yasal süre içinde resmi internet sitesinde yayınlanmış olup, işbu aydınlatma metni 11/05/2024 tarihinde yenilenerek KIVILCIM’a ait resmi internet sitesinde kamuoyuna duyurulmuştur.

KIVILCIM, yasal düzenlemelere ve değişen/gelişen koşullara paralel olarak aydınlatma metninde ve tüm KVK politikalarında değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncellenen metin yayın tarihi itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

KIVILCIM DERNEĞİ

VERİ SORUMLUSU

İLETİŞİM

Görüş, öneri ve yukarıda sayılı ve kanundan doğan haklarınızı kullanımı amacıyla ileteceğiniz talepleriniz için bize aşağıdaki yollarla ulaşabilirsiniz.

ADRES: İkitelli OSB Mahallesi Giyim Sanatkarları 2C Blok K:6 D:609/2 Başakşehir 34490 İstanbul-Türkiye

E-MAIL: [email protected]

----------------------------------------

KIVILCIM DERNEĞİ

THE POLICY OF CLARIFICATION TEXT ON THE PROTECTION AND PROCESSING OF THE LAW OF PERSONAL DATA(KVKK) (ENGLISH)

1. INTRODUCTION

1. PURPOSE

As KIVILCIM DERNEĞİ (referred to as KIVILCIM), we show utmost sensitivity to the security of your data. Personal Data Protection Law No. 6698 (from now on referred to as KVKK or the Law) entered into force on April 7, 2016. With this Kıvılcım Derneği Information Text on the Protection and Processing of Personal Data, Kıvılcım Derneği and 'Kıvılcım PinPoint Economic Enterprise', which is affiliated with Kıvılcım Derneği and does not have a legal entity, fulfill the obligations regarding the protection and processing of personal data, determine the principles to be followed and aims to enlighten people from every aspect determine the data owner whose personal data is processed.

With this awareness, KIVILCIM Volunteers/Volunteer candidates, namely KIVILCIMs and Candidate KIVILCIMs, donors, scholarship holders, people in need, KIVILCIM members and member candidates, and all applicants and members without discrimination will be coded/processed within KIVILCIM and We attach great importance to the processing, preservation, and destruction of personal data per the secondary regulations enacted and/or to be enacted by law and the binding decisions taken and/or to be taken by the Personal Data Protection Board and the destruction policy established by the law.

In line with the principles determined by the law and all secondary legislation, we hereby inform you that, as the "Data Controller", your data will be processed in the manner and under the conditions specified in this clarification text, and in this context, Kıvılcım Derneği and the entities established within this association by the relevant legislation carry out all personal data processing activities within the scope of the law. All your data is processed under the conditions specified in this information text and within the limits prescribed by the relevant legislation.

The concept of "personal data" in this document is used to include special personal data. We would like to point out that we will not have any liability within the scope of KVKK and other legislation regarding the information and documents you submit to us, other than the information requested from you during application and/or registration.

1. INFORMATION OF THE DATA CONTROLLER

KIVILCIM DERNEĞİ, registered in the Registry of Associations by the law and residing at the address "Ikitelli OSB Mahallesi Giyim Sanatkarları 2C Blok K:6 D:609/2 Başakşehir 34490 İstanbul-Türkiye", is the data controller.

Kıvılcım Derneği is the data controller for all entities with and/or without legal entity, including the Kıvılcım PinPoint Economic Enterprise, which will be established under the legal entity of Kıvılcım Derneği.

1. PERSONAL DATA PROCESSING POLICY

1. DATA CONTACTS:

WHOSE PERSONAL DATA DO WE PROCESS?

By this policy, KIVILCIM is concerned with all personal data of individuals processed by automatic and/or non-automatic means. The persons whose personal data may be processed with this policy are listed below but are not limited to them, and all rights regarding the processing of personal data that they have communicated with KIVILCIM or by any means are reserved.

1. Kıvılcım Derneği Members/Member Candidates

2. Kıvılcım Derneği Volunteers/Volunteer Candidates

3. People in Need Who Apply Through All Channels of KIVILCIM

4. Kıvılcım PinPoint Economic Enterprise PinPoint Website Users and Members,

5. Scholars

6. Donors

7. All relevant real persons, including those who share their data with KIVILCIM through legal/illegal means

1. PROCESSED PERSONAL DATA:

WHAT PERSONAL DATA DO WE PROCESS?

1. Identity Information (Name, Surname, TR-ID No., Date of Birth, Place of Birth)

2. Contact Information (Phone, E-Mail Address, etc.)

3. Address Information (Home Address, Work Address, etc.)

4. Information Regarding Education, Business and Professional Life (Educational Status and Graduation Information, Profession, Working Status)

5. Personal Information (Marital Status, Child Information, Disability Status, Veteran/Martyr Status, Relevant Information if Guardian, etc.)

6. Bank Information (Sending the scholarship for scholarship holders, bank information of those in need - if necessary - etc.)

7. Documents Regarding Income Status (For applicants requesting assistance: Income Certificate, Poverty Certificate, SSI Statement records, Tax Certificate, etc.)

8. Health Documents (For applicants requesting Health Assistance; prescription, official document showing medical need, doctor, and hospital reports, etc.)

1. PROCESSING OF SPECIAL PERSONAL DATA:

WHAT IS SPECIAL PERSONAL DATA AND HOW DO WE PROCESS THEM?

Sensitive personal data is given special importance within the scope of the Law due to the risk of causing victimization or discrimination when processed unlawfully. These special categories of personal data are as follows; data regarding race, ethnic origin, political thought, philosophical belief, religion, sect or other beliefs, appearance and clothing, association, foundation or union membership, health, sexual life, criminal conviction, and security measures, as well as biometric and genetic data.

Special categories of personal data are processed by the Kıvılcım Derneği by the principles specified in this Policy and by taking all necessary administrative and technical measures, including the methods determined by the KVK Board, and if the following conditions are met. According to the provisions of the relevant law, special personal data can only be processed with the explicit consent of the data subject. However, if there is a provision in other legal legislation, the data may be processed without the explicit consent of the data subject. In this regard, all our legal rights are reserved.

1. PURPOSE OF DATA PROCESSING:

FOR WHAT PURPOSE DO WE PROCESS YOUR DATA?

Your personal data is processed by KIVILCIM for the following purposes;

1. To ensure the registration of your data by the Law on Associations and all relevant legislation,

2. To carry out our activities in line with the purposes defined by the Kıvılcım Derneği Charter,

3. To provide opportunities such as participation, e-bulletins, benefiting from events and to carry out all necessary actions to make them available to you,

4. Keeping records and communicating with Kıvılcım Derneği Volunteers and/or Volunteer Candidates,

5. Planning and managing e-commerce service activities within Kıvılcım PinPoint Economic Enterprise,

6. To provide support to those in need who apply and to manage all related processes,

7. Providing scholarships to students who apply for scholarships and managing all processes related to this,

8. The purpose of fulfilling all legal obligations by ensuring communication in terms of donors' information and expressing gratitude for the donation,

9. Being able to organize,

10. Communicating with those in need within the scope of the projects,

11. Providing information about new projects and collaborations,

12. Carrying out relations with suppliers and other third parties,

13. Planning and carrying out risk management and quality improvement studies,

14. Following and executing sponsorship processes,

15. To ensure the fulfillment of legal obligations, as required or required by legal regulations,

16. For all other purposes specified in KVKK.

1. PERSONAL DATA PROCESSING POLICY:

HOW DO WE PROCESS YOUR DATA?

Your data is collected by KIVILCIM verbally, in writing, or electronically, by automatic and/or non-automatic methods, such as e-mail, telephone, website, and/or forms kept on paper.

In this context, all your general and special personal data are processed for the legitimate interests of the data controller, provided that they are made public by the relevant person himself by paragraphs 2/d-e-f of Article 5 of the Law and do not harm the fundamental rights and freedoms of the relevant person and Data processing is processed based on legal reasons that are mandatory.

KIVILCIM is not responsible for the personal data sent by the data subject via e-mail and all other online communication channels, in terms of documents that are not submitted physically and/or through the KIVILCIM official website, and in such cases, KIVILCIM is not responsible and will not be held responsible for any transfers abroad that may occur if the data providers are not located in Turkey.

1. THOSE WHO HAVE ACCESS TO PERSONAL DATA:

WHO CAN ACCESS YOUR DATA?

WITHIN THE ASSOCIATION;

1. Kıvılcım Derneği Full and Alternate Board Members

2. Kıvılcım Derneği Principal and Substitute Audit Board Members

3. Kıvılcım Derneği Social Service Coordinators

4. Kıvılcım Derneği Volunteer Coordinators

5. Kıvılcım Derneği & Kıvılcım PinPoint Economic Enterprise Employees

OUTSIDE THE ASSOCIATION;

1. Association Software Employees

2. Association Contracted Lawyer

3. Association Contracted SMM

1. TRANSFER OF PERSONAL DATA:

TO WHOM AND FOR WHAT REASONS DO WE TRANSFER YOUR PERSONAL DATA?

1. DOMESTIC TRANSFER OF PERSONAL DATA

As KIVILCIM, we act in accordance with the regulations stipulated in the KVKK and the decisions taken by the KVK Board regarding the transfer of personal data. Without prejudice to the legal compliance reasons in the legislation, personal data and sensitive data will not be transferred to third parties without the express consent of the relevant person.

1. THIRD PARTIES TO WHICH PERSONAL DATA IS TRANSFERRED BY KIVILCIM

Personal data may be transferred to the categories of persons listed below within the scope of the rules specified in this Policy:

1. KIVILCIM Officials,

2. KIVILCIM Business Partners,

3. KIVILCIM Suppliers,

4. Relevant Donors,

5. Within the Scope of the Project, KIVILCIM Collaborators,

6. Legally Authorized Public Institutions and Organizations,

7. Legally Authorized Private Law Real/Legal Persons

8. Third persons and institutions that can be transferred in cases deemed appropriate by law.

1. TRANSFER OF PERSONAL DATA ABROAD

As a rule, personal data cannot be transferred abroad without the explicit consent of the relevant person. However, if one of the reasons for compliance with the law stated in this Policy exists;

1. Personal data may be transferred if third parties abroad are located in countries with adequate protection declared by the KVK Board

or

2. If third parties abroad are in countries without adequate protection, personal data may be transferred abroad without explicit consent, provided that the data controllers in Turkey and the foreign country in question undertake adequate protection in writing and have the permission of the KVK Board.

If one of the situations mentioned above does not exist, personal data may be transferred abroad by applying for the express consent of the individuals. However, KIVILCIM cannot be held responsible for situations arising from the fact that personal data sent via e-mail and/or various online platforms is not under the control of KIVILCIM, and the hosting providers of the said channels are abroad.

1. STORAGE OF PERSONAL DATA

1. STORAGE PERIOD OF PERSONAL DATA

HOW LONG DO WE PROCESS/STORE YOUR DATA?

As KIVILCIM, we do not retain your data for the period necessary for the purpose for which they are processed, and the minimum period stipulated in all other legal legislation to which our association is subject. In this context, our association first determines whether a period is stipulated in the relevant legislation for the storage of personal data, and if a period is determined, it acts per this period.

If there is no legal period, personal data is stored for the period necessary for the purpose for which they are processed. At the end of the specified storage periods, personal data is destroyed by the periodic destruction periods or the data owner's application and with the specified destruction methods (deletion and/or destruction and/or anonymization).

1. STORAGE OF PERSONAL DATA:

HOW DO WE STORE YOUR DATA?

1. If your data is automatically processed data:

It is stored on the data server and database of turhost.com, which is within Aerotek Bilişim Sanayi ve Ticaret AŞ.

1. If your data is not processed automatically / processed physically:

It is kept in specially prepared compartments at KIVILCIM's association headquarters. In addition, a separate and highly secure area has been allocated to store your sensitive data. The majority of physical documents are also scanned and stored safely on KIVILCIM's data server.

1. SECURITY OF PERSONAL DATA:

WHAT PRECAUTIONS DO WE TAKE TO PROTECT YOUR DATA?

As KIVILCIM, by Article 12 of the Law, we take the necessary measures, depending on the nature of the data to be protected, to prevent unlawful disclosure, access, transfer of personal data, or security deficiencies that may occur in other ways. In this context, our legal team, working in agreement with our association, takes administrative measures, carries out inspections, or has them carried out to ensure the necessary level of security following the guides published by the Personal Data Protection Board.

In addition, technical and administrative measures taken to protect personal data are carefully implemented in terms of special personal data and necessary controls are provided.

KIVILCIM takes appropriate and necessary measures, such as software systems and physical security measures, to prevent the unlawful processing of personal data, to prevent unlawful access, and to ensure their preservation, by KVKK Article 12 of information systems containing personal data. We prevent the unlawful processing of personal data by third parties. If personal data is obtained by others through illegal means, the notification specified in Article 12 of the KVKK will be made by KIVILCIM by legal regulations.

1. DISPOSAL POLICY

The Destruction Policy is operated in the ways stipulated by the Law and secondary legal legislation, and your data is destroyed by legally determined situations. To summarize, data that is processed automatically and is not physically available is destroyed by software means, while data that is processed by non-automatic means and is physically available is destroyed by burning.

1. RIGHTS AND APPLICATIONS OF DATA SUBJECTS

1. RIGHTS OF THE DATA SUBJECT:

WHAT ARE YOUR RIGHTS?

Data subjects have the following rights:

1. Learning whether personal data is processed or not,

2. Requesting information if personal data has been processed,

3. Learning the purpose of processing personal data and whether they are used for their intended purpose,

4. Knowing the third parties to whom personal data is transferred at home or abroad,

5. Requesting correction of personal data in case of incomplete or incorrect processing and requesting that the action taken in this context be notified to third parties to whom personal data has been transferred,

6. Requesting the deletion or destruction of personal data in case the reasons requiring processing no longer exist, even though it has been processed by the law and other relevant legal provisions, and requesting that the action taken in this context be notified to third parties to whom personal data has been transferred,

7. Objecting to the emergence of a result that is unfavorable to the person by analyzing the processed data exclusively through automatic systems,

8. Requesting compensation for the damage in case of damage due to illegal processing of personal data.

1. APPLICATION METHODS

HOW CAN YOU USE YOUR RIGHTS?

In order to exercise your rights listed above and arising from the law, you can apply to our association by filling out the Kıvılcım Derneği KVK Application Form below and using one of the methods included in the form; https://kivilcimdernegi.org/kvkk/.docx

After filling out the form, you must choose one of the following methods and send your application form to us:

Application Method The address to which the application should be made. Information to be Specified in Submission of Application

Apply in person

(The applicant must come to our ASSOCIATION headquarters in person and apply with a document proving his/her identity) İkitelli OSB Mahallesi Giyim Sanatkarları 2C Blok K:6 D:609/2 Başakşehir 34490 İstanbul-Türkiye “Information Request Within the Scope of the Personal Data Protection Law” should be written on the envelope.

Notification via notary İkitelli OSB Mahallesi Giyim Sanatkarları 2C Blok K:6 D:609/2 Başakşehir 34490 İstanbul-Türkiye “Information Request Within the Scope of the Personal Data Protection Law” should be written in the notification envelope.

If your application for these purposes requires an additional cost, you will be required to pay the fee determined by the Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller issued by the Personal Data Protection Board. If your application is answered in writing, no fee will be charged for the first 10 (ten) pages, and the response will be charged by charging the processing fee prescribed by the Personal Data Protection Board for each page over 10 (ten) pages. If the answer to the application is given on a recording medium such as a CD or flash memory, the fee that may be requested by KIVILCIM will not exceed the cost of the recording medium.

In your application containing your explanations regarding the right you have as a personal data owner and the right you request to use, to exercise your above-mentioned rights, the matter you request must be clear and understandable, and if the matter you request is related to you personally or if you act on behalf of someone else, you will need to present your special power of attorney certified by a notary public.

In your applications, it is mandatory to include name-surname, signature, TR-ID number, residence or workplace address, e-mail address, telephone and fax number, and the requested elements, following the " Notification of Application Procedures and Principles to the Data Controller. Applications that do not contain the mentioned elements will be rejected by KIVILCIM.

Your requests in your application will be finalized as soon as possible and within 30 (thirty) days at the latest, depending on the nature of the request.

ENFORCEMENT AND CHANGE

The clarification text prepared by KIVILCIM was first published on the official website of the law within the legal period given by the law, and this clarification text was renewed on 11/05/2024 and announced to the public on the official website of KIVILCIM.

KIVILCIM reserves the right to make changes in the disclosure text and all KVK policies in parallel with legal regulations and changing/developing conditions. The updated text will take effect immediately as of the date of publication.

KIVILCIM DERNEĞİ

DATA CONTROLLER

CONTACT

You can contact us through the following methods for your opinions, suggestions, and requests for the exercise of your rights listed above and arising from the law.

ADDRESS: İkitelli OSB Mahallesi Giyim Sanatkarları 2C Blok K:6 D:609/2 Başakşehir 34490 İstanbul-Türkiye

E-MAIL: [email protected]

Görsel ve İşitsel Kayıt Verilerinin İşlenmesi ve Paylaşılmasına İlişkin Açık Rıza Beyanı*

Kıvılcım Derneği tarafından düzenlenen faaliyetler kapsamında rıza göstermem halinde, faaliyetler sırasında kayıt altına alınan ses, fotoğraf ve video gibi görsel ve işitsel verilerimin işlenebileceği ve bu verilerin yalnızca dernek faaliyetlerinin tanınırlığını ve görünürlüğünü artırmak, ayrıca bilgilendirme amaçlarıyla sınırlı olmak üzere Kıvılcım Derneği’nin tanıtım videoları/sunumlarında, sosyal medya hesaplarında, internet sitelerinde ve basılı mecralarda aleni olarak paylaşılabileceği tarafıma bildirilmiştir.

Kıvılcım Derneği tarafından düzenlenen faaliyetler kapsamında işlenen kişisel veriler, kişisel verilerin işleme amaçları, kişisel verilerin toplama yöntemi, kişisel veri işleme faaliyetinin dayandığı hukuki sebepler, kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grupları ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 11. maddesindeki hak ve talepler konusunda basılı olarak tarafıma teslim edilen ve/veya https://kivilcimdernegi.org/kvkk-aydinlatma-metni/ linkinde yer alan “Kıvılcım Derneği KVKK Metni” ile ayrıntılı bir şekilde bilgilendirildikten, bilgilendirmeye konu hususları anladıktan ve söz konusu kayıtlara ilişkin yasal haklarımı detaylı bir şekilde öğrendikten sonra;

Şahsıma ait görsel ve işitsel kayıt verilerinin (katıldığım tüm faaliyetler esnasında kayıt altına alınan fotoğraf/videolar ve ses kayıtları işlenmesine ve paylaşılmasına açık rızam ile izin veriyorum.

*Aydınlatma metni harici olarak sunulmuştur.

Explicit Consent Statement on the Processing and Sharing of Visual and Auditory Recordings

I have been informed that, within the scope of activities organized by the Kıvılcım Association, should I provide my consent, my visual and auditory data, such as photographs, videos, and audio recordings taken during these activities, may be processed. Furthermore, I have been informed that these recordings may be publicly shared solely for the purpose of increasing the recognition and visibility of the association’s activities, as well as for informational purposes, on the promotional videos/presentations, social media accounts, websites, and printed materials of Kıvılcım Association.

The personal data processed within the scope of activities organized by Kıvılcım Association, the purposes of processing such data, the methods of data collection, the legal grounds for processing activities, the recipient groups to whom the personal data may be transferred, and the rights and claims under Article 11 of the Personal Data Protection Law (KVKK) have been explained to me in detail through the "Kıvılcım Association KVKK Text," which has been delivered to me in printed form and/or made available via https://kivilcimdernegi.org/en/kvkk-clarification-text/ . After receiving this information, understanding the matters subject to the explanation, and learning my legal rights concerning the said recordings in detail,

I hereby provide my explicit consent for the processing and sharing of my visual and auditory recordings (photographs, videos, and audio recordings taken during all activities in which I participate).

*The information text has been provided separately.